Permohonan Surat Menyurat ? Email Saja !

April 28, 2012 by : admin

Penggunaan tekhnologi dalam kehidupan sehari – hari dirasa semakin penting, hal ini tentunya akan menjadikan pekerjaan semakin terasa efektif dan efisien. Menghemat waktu dan tenaga serta kertas dalam administrasi telah dilakukan oleh beberapa instansi baik pemerintah, pendidikan maupun swasta. E-Government adalah salah satu ide besar terkait peningkatan efektifitas dan efisiensi dalam penyelenggaraan pemerintahan.

Hal tersebut diterapkan di Fakultas Ilmu Sosial dan Politik (Fisipol) UMY dalam penyelenggaraan pelayanan terhadap mahasiswa. Konsep e-services telah digagas oleh staff Tata Usaha Dekanat Fisipol sejak jauh hari. Pak Zain, salah satu staff yang menangani permintaan berbagai jenis surat keterangan  mengaku bahwa telah disediakan website khusus untuk urusan tersebut. “Mahasiswa hanya perlu mendownload formnya, mengisi keterangan pribadinya dan meng-email kembali kepada kami, dengan email yang telah disediakan”. Adapun emailnya adalah fisipol_umy@yahoo.com, yang akan langsung dihandle oleh Pak Zain.

Sayangnya, penggunaan e-service ini masih kurang diketahui oleh kebanyakan mahasiswa. “Padahal sudah jelaskan ditemple di depan pintu Dekanat”, tambah Pak Zain. Hal ini tentunya sangat disayangkan, mengingat proses atau rantai administrasi menjadi tidak efektif. Akibatnya, pelayanan yang diberikan pun tidak bisa secepat yang diharapkan mahasiswa.

Website itu sendiri dapat diakses di alamat  http://zainuchron.staff.umy.ac.id/surat-surat-kebutuhan-mahasiswa-fisipol-umy/, atau ke halaman utama di alamat http://zainuchron.staff.umy.ac.id/, kemudian klik tulisan ‘surat aktif Mahasiswa’ pada bagian atas halaman.

Ada beberapa macam pelayanan yang bisa kita dapatkan melalui website ini, berupa surat keterangan aktif mahasiswa, pengantar terlambat pembayaran, pengantar pembuatan visa dan paspor, surat izin tinggal bagi mahasiswa asing, surat ijin penelitian dan ASKES atau Asuransi Kesehatan bagi mahasiswa yang orang tuanya PNS/BUMN serta beberapa urusan administrasi lainnya.

Jadi, untuk teman – teman yang butuh surat – surat tersebut, jangan sungkan, akses saja website yang telah tersedia. Mari bersama – sama kita songsong UMY khususnya Fisipol menjadi fakultas yang sadar . tehnologi, sehingga efektifitas dan efisiensi pelayanan dapat tercapai dengan maksimal. Selamat mencoba !